Henkilötietolain (523/1999) 10 §:n mukainen rekisteriseloste, 1.6.2011

1. Rekisterinpitäjä

Instru optiikka Oy (y-tunnus 1789727-2)

Käyntiosoite:
Sinimäentie 8,
02630 Espoo

Postiosoite:
PL 6, 02631
Espoo

Puhelin:
0201 70 7000

2. Rekisteriasioista vastaava henkilö

Jan Koskinen
Puhelin: 0201 70 7000
Sähköposti: jan.koskinen@instru.fi

3. Rekisterin nimi

Instru optiikka Oy:n (jäljempänä “Instru”) asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuva rekisteri

4. Rekisterin käyttötarkoitus

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, hallinnointiin, analysointiin ja kehittämiseen, rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden sekä sen franchising-ketjuun kuuluvien yritysten liiketoiminnan suunnitteluun ja kehittämiseen sekä asiakasviestintään ja markkinointiin, mukaan lukien suoramarkkinointi.

5. Rekisterin sisältämät tiedot

Rekisteri sisältää seuraavia tietotyyppejä:

Perustiedot:

  • etu- ja sukunimet
  • yhteystiedot (postiosoitteet, puhelinnumerot, sähköpostiosoitteet)
  • sukupuoli
  • kieli
  • syntymäaika
  • alaikäisen asiakkaan osalta huoltajan tai muun laillisen edustajan nimi ja yhteystiedot

Asiakkuuteen ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot, kuten:

  • asiakassuhteen hoitoon ja ylläpitoon liittyvät toimenpiteet
  • asiakkuuteen liittyvä yhteydenpito ja viestintä, kuten palautteet, reklamaatiot, tuotteiden takuuta koskevat tiedot sekä asiakaspalvelupuheluiden taltioinnit
  • maksuvälineet ja niitä koskevat tarpeelliset tiedot
  • askutukseen ja perintään liittyvät tiedot
  • suoramarkkinointiluvat ja –kiellot
  • rekisterinpitäjän sähköisten palveluiden käyttäjätunnukset ja salasanat
  • asioimismyymälöiden tiedot

Tuotteiden ja palveluiden käyttö- ja asiointitiedot, kuten

  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostustiedot
  • tilaus-, osto- ja toimitustiedot
  • rekisterinpitäjän palveluiden käyttö- ja asiointitiedot
  • rekisteröidyn selaimen rekisterinpitäjän palvelimelle lähettämät tekniset tiedot (kuten IP-osoite, selain, selainversio)
  • rekisteröidyn selaimelle lähetetyt evästeet ja niihin liittyvät tiedot

Instrun kanta-asiakkaista käsitellään lisäksi seuraavia tietoja:

  • kanta-asiakkaaksi liittymispäivä ja –tapa
  • kanta-asiakasnumero
  • kanta-asiakkuuteen liittyvät rekisteröidylle kohdistetut markkinointitoimenpiteet, niiden käyttö ja niiden yhteydessä annetut tiedot edellä yksilöityjen tietojen muutostiedot.

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekisteröity itse antaessaan ja päivittäessään henkilötietojaan rekisterinpitäjän myymälöissä, sähköisissä palveluissa, rekisterinpitäjän erilaisten markkinointitoimenpiteiden yhteydessä taikka asiakaspalvelurajapinnoissa. Alaikäisen rekisteröidyn osalta lisäksi hänen huoltajansa tai laillinen edustajansa.

Tietoja kerätään lisäksi rekisterinpitäjän kassajärjestelmistä sekä rekisterinpitäjän sähköisistä järjestelmistä.

Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös rekisterinpitäjän ja sen kanssa kulloinkin samaan konserniin kuuluvien yhtiöiden rekistereistä sekä henkilötietoja koskevia palveluja tarjoavilta viranomaisilta ja yrityksiltä.

7. Evästeiden käyttö

Keops.fi sivustolla käytetään evästeitä (Eng. Cookies), joiden avulla sivustoa voidaan kehittää edelleen käyttäjäystävällisemmäksi. Keops.fi -sivustolla evästeiden tehtävä on helpottaa ja parantaa asiointikokemusta. Evästeitä voidaan käyttää myös parempien tarjousten ja henkilökohtaisempien tuotesuositusten tarjoamiseksi asiakkaalle. Eväste on pieni tekstitiedosto, jonka Keops.fi verkkopalvelin tallentaa käyttäjän kiintolevylle. Osa Keops.fi -sivuston sisällöstä saattaa edellyttää evästeiden hyväksymistä toimiakseen. Käyttäjän verkkoselain todennäköisesti hyväksyy evästeet valmiilla oletusasetuksilla, mutta käyttäjä voi halutessaan estää evästeiden käytön selaimen asetuksista, tai poistamalla evästeet selaimesta palvelun käytön päätyttyä.

8. Tietojen luovutus ja siirto

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa tietoja voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa muun muassa rekisterinpitäjän huolellisesti valikoimien yhteistyökumppaneiden markkinointitarkoituksiin, ellei rekisteröity ole kieltänyt tietojensa tällaista luovuttamista. Yhteistyökumppaneilla ei ole oikeutta luovuttaa saamiaan tietoja edelleen.Rekisterinpitäjä voi siirtää rekisterin sisältämiä tietoja omiin suoramarkkinointirekistereihinsä asiakkuuden ja asiallisen yhteyden päättymisen jälkeen.

Tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen johdosta osa tiedoista saattaa fyysisesti sijaita ulkopuolisten alihankkijoiden palvelimilla tai laitteistoilla, joista niistä käsitellään teknisen käyttöyhteyden avulla. Tietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle, ellei se ole rekisterinpitäjän palvelujen toteuttamisen vuoksi tarpeellista. Tällöin rekisterinpitäjä huolehtii riittävästä tietosuojan tasosta lainsäädännön edellyttämällä tavalla.

9. Rekisterin suojaus

Tietokannat, joihin rekisterin tietoja tallennetaan, ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa tiloissa. Manuaalisesti käsiteltävät, rekisteröityjen tietoja sisältävät asiakirjat säilytetään lukituissa tiloissa siten, että asiattomilta on niihin pääsy estetty.

Rekisterinpitäjä huolehtii, että ainoastaan niillä rekisterinpitäjän työntekijöillä ja rekisterinpitäjän lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy tietoihin, joille se heidän työtehtäviensä hoitamisen vuoksi on tarpeen, ja käsittelyoikeuden laajuus määritellään työtehtävien mukaan.

10. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu. Tarkastuspyyntö tulee lähettää kirjallisesti ja allekirjoitettuna rekisteriasioista vastaavalla henkilölle. Tarkastuspyyntö voidaan myös esittää henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona. Rekisterinpitäjä saa periä tietojen antamisesta aiheutuvan kohtuullisen korvauksen, mikäli rekisteröity käyttää tarkastusoikeuttaan useammin kuin kerran vuodessa.

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista ottamalla yhteyttä rekisteriasioista vastaavaan henkilöön.

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää häntä koskevien tietojen käsittely ja luovuttaminen suoramainontaa, etämyyntiä ja suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimuksia varten ottamalla yhteyttä rekisterinpitäjään.